Boekhouder voor stichting of vereniging

Heeft u een maatschappelijk of sociaal doel en wilt u dit graag realiseren? Dan kunt u ervoor kiezen om een stichting op te richten. U kunt een stichting alleen oprichten of met andere personen. In dit artikel gaan we in op aspecten rondom het oprichten van een stichting en wat er komt kijken bij de administratie van een stichting.  In deze blog leg ik je uit waar een boekhouding voor stichting of vereniging rekening mee houdt

Verschil tussen stichting, vereniging en non-profitorganisatie

Zowel verenigingen als stichtingen zijn niet gericht op het behalen van winst. Ze heten daarom ook wel ‘non-profitorganisaties’. Een non-profitorganisatie kan dus een stichting of een vereniging zijn. Een stichting en vereniging kunnen allebei subsidie aanvragen en vallen onder het grondrecht ‘vrijheid van vereniging’. Ook is er bij alle twee sprake van rechtspersoonlijkheid. Oftewel, u kunt een (zakelijke) bankrekening openen en op andere manieren deelnemen aan het economische verkeer.  

Let op: als een stichting of vereniging bedrijfsmatige activiteiten gaat uitvoeren, dan kan de Belastingdienst alsnog een aanslag gaan opleggen.

Een verschil is dat een vereniging uit leden bestaat die het beleid bepalen. De leden stellen een verenigingsbestuur aan en diezelfde leden stellen de contributie vast. Een vereniging oprichten gaat eenvoudig en kan voor uiteenlopende doeleinden. Zo zijn er bijvoorbeeld veel sportverenigingen, buurtverenigingen, seniorenverenigingen, maar zijn er ook tuinverenigingen of muziekverenigingen. Een vereniging sticht men meestal op om een maatschappelijke activiteit te ondernemen, terwijl een stichting meer is gericht op het behalen van een ideëel doel. 

Een stichting daarentegen heeft geen leden, maar bestaat altijd uit een bestuur. Het bestuur is verantwoordelijk voor de gang van zaken en kan handelen namens de stichting. De oprichter van een stichting beslist zelf uit hoeveel personen het bestuur bestaat. Bij een kleine stichting is er meestal maar één bestuurder. Bij grotere stichtingen zijn drie bestuursleden gebruikelijk.  

Stichting of vereniging oprichten: hoe en wat kost het?

U kunt ervoor kiezen om een stichting met meerdere personen op te richten. Iedereen die in Nederland woont, Nederlands spreekt, volwassen is (minimaal 18 jaar) en een maatschappelijk doel wil nastreven, kan een stichting oprichten. Om in Nederland een stichting op te kunnen richten moet u zich inschrijven bij de KvK en langsgaan bij een notaris.  

Kosten oprichten stichting en vereniging

Voor het oprichten van een stichting of vereniging moet u langs een notaris gaan voor een notariële akte. De kosten hiervoor variëren tussen de circa 400 en 1.000 euro. Het bedrag hangt af van hoe complex de stichting of vereniging is en hoe ervaren de notaris is. Een notaris die al 10 jaar in dit vakgebied zit zal meer vragen dan iemand die net is gestart als notaris. Ook betaalt u eenmalige 51,95 voor de inschrijving in het Handelsregister. 

Aansprakelijkheid stichting en vereniging

Omdat een stichting een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid is, zijn bestuurders meestal niet aansprakelijk met hun privévermogen voor eventuele schulden. De aansprakelijkheidsbescherming geldt enkel voor stichtingen of verenigingen die de volledige rechtsbevoegdheid hebben (dus met notariële akte zijn opgericht). Is de stichting/vereniging zonder een notariële akte opgericht? Dan is ieder bestuurslid aansprakelijk voor het volledige bedrag aan schulden.  

Wat zijn de voor- en nadelen van een stichting en vereniging?

Voordelen stichting: 

• Een stichting heeft beperkte aansprakelijkheid, waardoor bestuurders niet hoofdelijk aansprakelijk zijn voor schulden van de stichting;
• Een stichting kent hoge flexibiliteit, omdat u alle activiteiten en werkzaamheden in een stichting kunt onderbrengen;
• Er is geen minimumkapitaal vereist voor oprichting.  

Nadelen stichting: 

• Niet verzekerd voor sociale verzekeringen;
• Hoge oprichtingskosten omdat u naar een notaris moet gaan.

Voordelen vereniging: 

• Een vereniging is democratischer ingesteld dan een stichting. Bij een stichting heeft u te maken met andere bestuursleden, niet met leden;
• Vaak is de betrokkenheid bij een vereniging een stuk groter dan bij een stichting. Dat komt omdat de vereniging echt van de leden is, terwijl er bij een stichting wellicht vooral donateurs toebehoren, die verder van de stichting afstaan;
• Er is geen minimumkapitaal vereist voor oprichting.

Nadelen vereniging: 

• Niet verzekerd voor sociale verzekeringen;
• Als u kiest voor een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid, dan bent u als bestuurder aansprakelijk met uw privévermogen;
• Hoge oprichtingskosten omdat u naar een notaris moet gaan.

Boekhouding en administratie van een stichting of vereniging

Iedere stichting of vereniging is verplicht om een boekhouding te voeren. Het is belangrijk dat u een geordende boekhouding bijhoudt, want er geldt een bewaarplicht van tot 7 jaar voor alle administratie. Er is een medewerkingsplicht, wat betekent dat stichtingen verplicht zijn om bij een controle door de Belastingdienst mee te werken.  

De boekhouding voor een stichting of vereniging steekt anders in elkaar dan bij een bv, eenmanszaak of vof. Dit komt doordat het voortbestaan afhankelijk is door subsidies. donaties, donateurs of contributie.  

Ook zijn er verschillen tussen de boekhouding voor een stichting en voor een vereniging. We bespreken hieronder waar u extra op moet letten bij de boekhouding van de twee types non-profitorganisaties. 

Nu direct een boekhouder nodig? Vul het formulier in!

Waarop letten bij boekhouding stichting?

Belangrijke zaken om op te letten bij de boekhouding voor een stichting zijn:

• Subsidies: de meeste stichtingen ontvangen subsidies, waar rekening mee moet worden gehouden in de boekhouding. Houd bij welke subsidies zijn aangevraagd, waar ze voor nodig zijn en waaraan ze worden uitgegeven. Een stichting moet duidelijk kunnen aantonen waar de subsidie voor wordt gebruikt.
• Donateursadministratie: de donateurs vormen het hart van een stichting. Het is belangrijk om de gegevens van alle donateurs overzichtelijk te houden, bijvoorbeeld via een online boekhoudprogramma. Hierin kunt u tevens terugzien welke donaties uw stichting heeft ontvangen.
• Belasting betalen als stichting (wel of geen btw-aangifte?): het hangt af van de activiteiten van de stichting of zij wel of geen btw moeten afdragen. Als een stichting bedrijfsmatige activiteiten gaat uitvoeren, dan verricht de stichting economische activiteiten. Bij iedere vergoeding die rechtstreeks in verband staat met de activiteiten van de stichting, is het belangrijk om btw-aangifte te doen. Dit geldt uiteraard niet voor vergoedingen die vrijgesteld zijn van btw.

 Waarop letten bij boekhouding vereniging?

Belangrijke zaken om op te letten bij de boekhouding voor een vereniging zijn:

• Ledenadministratie: een vereniging is sterk afhankelijk van de contributies van haar leden. Het is dan ook belangrijk om de ledenadministratie nauwkeurig te verwerken. Veel verenigingen kiezen voor een online boekhoudprogramma waarin automatisch de ledenadministratie wordt opgenomen. In een overzicht kunt u snel inzien wie nog moet betalen en u kunt automatisch incasso’s laten innen.
• Jaarverslag en begroting: het bestuur van een vereniging presenteert ieder jaar haar begroting via een jaarverslag tijdens de Algemene Leden Vergadering (ALV). Dit moet dan terug te vinden zijn in de boekhouding.
• Belasting betalen als stichting (wel of geen btw-aangifte?): een vereniging moet periodiek een btw-aangifte doen. Er moet daarom goed worden bijgehouden waar geld aan wordt uitgegeven om inzicht te krijgen in de btw die nog betaald moet worden (of nog terug wordt verkregen).